VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

ACTIVIDAD: Lectura grupal de los términos

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. 

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad, en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. 

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o p ara servir como fuentes de historia. 

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. 

ARCHIVO DE GESTION: El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. 

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la respectiva entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. 

ARCHIVO HISTORICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. 

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases , con miras a su conservación temporal permanente o a su eliminación. 

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. 

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se identifican y establecen las secciones y series documentales que conforman un fondo. 

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. 

SECCIÓN: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, correspondiente a una estructura orgánico-funcional. 

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo. 

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en resolución de un mismo asunto. 

TIPO DOCUMENTAL: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas contratos y facturas. 

ORDENACION DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. 

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. 

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los gramas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. 

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con su correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal. 

ARCHIVO EN CUSTODIA: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. 

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL: Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande. 

ARCHIVO PRIVADO: Es el conformado por documentos privados. 

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal. 

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarando de interés público. 

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. 

ARCHIVISTA: Persona especializada en el manejo de los archivos. 

ASISTENCIA TÉCNICA: Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico. 

AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la ley.

ACTIVIDAD: Investigar, hacer una exposición de los siguientes términos y enviar al e-mail: jairjcc1@misena.edu.co

- Grupo 1) DEPOSITOS DE ARCHIVO

                 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

- Grupo 2) ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

                 ORDENACION

- Grupo 3) ORDENACION DOCUMENTAL

                 ARCHIVO ELECTRONICO

- Grupo 4) ARCHIVO ORIGINAL

                 CODIGO

- Grupo 5) DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

                 CONSERVACION TOTAL

- Grupo 6) ELIMINACION

                 MICROFILMACION

- Grupo 7) SELECCIÓN

                 MUESTREO

- Grupo 8) VALORACION DOCUMENTAL

                 VALORES PRIMARIOS

- Grupo 9) VALORES SECUNDARIOS

                 RETENCION

                 DEPURACION