Asistencia Administrativa - Colegio Club de Leones: 2012

1/11/12

26/10/12

LA CARTA: es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Partes de la carta

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

Encabezado: nombre, dirección,fecha del día y lugar al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
Exposición del asunto, con los temas pertinentes.
Despedida: escribir el nombre en la parte inferior de la carta.
Firma clara o también puede llevar su nombre.

La carta también se compone de:

* Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
* Fecha: ciudad, día, mes y año en que se expide la carta

* Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
* Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
* Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
* Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
* Antefirma: razón social o denominación de la casa.
* Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
* Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
* Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

EJEMPLO DE CARTA COMERCIAL

ACTIVIDAD

Realizar una carta formal con la siguiente información:

La empresa PROYECTOS INFORMÁTICOS S.A. desea comunicar al Colegio Club de leones sobre sus servicios de TELEFONIA FIJA, CELULAR E INTERNET para su institución (todas las sedes). Usted deberá primero describir los servicios que ofrece la empresa a la rectora en una carta. No olvidar utilizar el programa WORD

EJEMPLOS DE CARTAS

Instructivo Sena

23/10/12

Producción de documentos

ENLACE A CUESTIONARIO ON-LINE SOBRE ECONOMÍA DE EMPRESA

18/10/12

Generalidades del Archivo

MAPA MENTAL

ACTIVIDAD:

1) Haz un resumen de lo más importante de este video

13/9/12

Grado 10 - 2 Trabajo en grupo: Legislación para archivos

COMPETENCIAS: PRODUCCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

TEMAS:
1)El blog
- Realización de un Web Log para grupos de trabajo

2) Legislación para Archivos
-Organización de grupos
-Definen los temas
-Subir la información al Blog
-Exponer el tema asignado a cada grupo

DESCARGAS:

- GUÍA DE APRENDIZAJE

- LISTA DE CHEQUEO

10/9/12

Grado 11-2 - Trabajo en Grupo

Buenas tardes, para el día viernes 14 de septiembre se realizará las exposiciones de los temas sobre Producción de Documentos con miras a la evaluación de calidad para la certificación por parte del SENA. A continuación se presentarán los grupos y las Cartillas guías para la exposición de los grupos en Power Point.

Es obligatorio que cada grupo expositor entregue a sus compañeros un cuestionario con 5 preguntas sobre la exposición que presenten. A continuación está el listado de los integrantes de cada grupo con su respectivo tema de exposición:

>>Descargar<<

- Cartilla N° 1 Exposición Grupo N° 1

- Cartilla N° 2 Exposición Grupo N° 2

- Cartilla N° 3 Exposición Grupo N° 3

- Cartilla N° 4 Exposición Grupo N° 4

- Cartilla N° 5 Exposición Grupo N° 5 Exposición Grupo N° 6

3/9/12

Pruebas ICFES

Una saludo muy especial al grado 11-2 pro las pruebas de estado. Mucha concentración y diligencia en esta prueba

31/8/12

EVALUACIÓN TERCER PERIODO

23/8/12

VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO

ACTIVIDAD: Lectura grupal de los términos

DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad, en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o p ara servir como fuentes de historia.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ARCHIVO DE GESTION: El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la respectiva entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases , con miras a su conservación temporal permanente o a su eliminación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se identifican y establecen las secciones y series documentales que conforman un fondo.

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona.

SECCIÓN: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, correspondiente a una estructura orgánico-funcional.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo.

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en resolución de un mismo asunto.

TIPO DOCUMENTAL: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas contratos y facturas.

ORDENACION DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los gramas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con su correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa de su ciclo vital, así como su destino una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.

ARCHIVO EN CUSTODIA: Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

ARCHIVO HISTÓRICO ESPECIAL: Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.

ARCHIVO PRIVADO: Es el conformado por documentos privados.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarando de interés público.

ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

ARCHIVISTA: Persona especializada en el manejo de los archivos.

ASISTENCIA TÉCNICA: Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico.

AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la ley.

ACTIVIDAD: Investigar, hacer una exposición de los siguientes términos y enviar al e-mail: jairjcc1@misena.edu.co

- Grupo 1) DEPOSITOS DE ARCHIVO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

- Grupo 2) ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ORDENACION

- Grupo 3) ORDENACION DOCUMENTAL

ARCHIVO ELECTRONICO

- Grupo 4) ARCHIVO ORIGINAL

CODIGO

- Grupo 5) DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

CONSERVACION TOTAL

- Grupo 6) ELIMINACION

MICROFILMACION

- Grupo 7) SELECCIÓN

MUESTREO

- Grupo 8) VALORACION DOCUMENTAL

VALORES PRIMARIOS

- Grupo 9) VALORES SECUNDARIOS

RETENCION

DEPURACION

9/8/12

La Redacción

Es la composición de textos escritos. Redactor es quien desarrolla un contenido escrito producto de un raciocinio, un escritor, un profesional de la escritura, que toma en cuenta todos los requisitos de la escritura y de la composición correctas. En contextos periodísticos es una categoría profesional dentro de los medios de comunicación y de difusión.

>> CÓMO REDACTAR <<

PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:
Selección del tema
Búsqueda de información
Elaboración de un bosquejo
Redacción de un borrador
Revisiones
Redacción definitiva

REDACCIÓN on Prezi

TÉCNICAS DE REDACCIÓN:

> los siete imperativos
> hazte todas las preguntas que se te ocurran
> elige dos o tres términos clave
> lluvia de ideas
> escritura libre o automática
> frases empezadas
> mapas y redes

ACTIVIDADES:

1) Descarga el FORMULARIO "Técnicas de redacción"

2) Aplica la técnica: Los siete imperativos, con el tema propuesto

3) Aplica la técnica: Hazte preguntas, con el tema propuesto

4) Aplica la técnica: Mapa mental, con el tema propuesto

1/8/12

ORTOGRAFÍA

Es el conjunto de reglas y convenciones que rigen el sistema de escritura normalmente establecido para una lengua estándar.

>>REGLAS DE ORTOGRAFÍA<<

>>EJERCICIOS DE ORTOGRAFÍA<<

GRAMÁTICA

CONCEPTO: Es el estudio de las reglas y principios que regulan el uso de las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.

MAPA MENTAL SOBRE EL TEMA

ACTIVIDAD: Realizar los ejercicios de la página del siguiente enlace: >>Ejercicios Gramaticales<<

COMPROMISO: Leer la siguiente página web para ampliar los conceptos sobre este tema: >>PROFUNDIZANDO<<

PARA RECORDAR!!!

>>MAS EJERCICIOS GRAMATICALES<<

19/7/12

El circo de las mariposas

Actividad:

1) ¿Cuál es el mensaje central de esta película?
2) ¿Qué enseñanza personal me deja este cortometraje para aplicarla a mi vida?

28/6/12

La verdadera sabiduría

Que si Existe Dios...

23/5/12

Dentro de una empresa

Manual de funciones y organigramas

Mapa Mental - Manual de Procedimientos

>>Cultura Organizacional: Trabajando en Google<<

ACTIVIDAD:

1) Haz un resumen de lo que crees es lo más importante de este video

2) Analiza ¿Cuales son las razones por las cuales la empresa Google es exitosa?

3) Investiga en Internet cuales son los servicios que ofrece Google a sus clientes?

11/5/12

Servicio al cliente

ACTIVIDAD:
Simulación de una situación de problema

20/4/12

DMS - Simulación

Revisar el siguiente formulario y hacer los aportes personales en clase.

ANUNCIO IMPORTANTE

Con autorización del Señor Coordinador de la mañana, los estudiantes del grado 11-2 de la Técnica en Asistencia Administrativa, tienen permiso únicamente para asistir a la actividad de Intercolegiados que se llevará a cabo el día 20 de abril de 2012 en horas de la tarde. Por tal motivo la jornada de trabajo de ese día se recuperará el día miércoles 25 de abril, en el horario de 7:00am a 11:00am. Favor comunicar a Padres de Familia o Acudientes.

Atte: Prof. Jair

Nota: Estudiar los temas relacionados con Document Management System (DMS), Doc´s en especial lo relacionado con formularios.

17/4/12

Árbol de Problemas

El árbol de problemas es una herramienta para la identificación de problemas a través de sus causas y efectos. Como estrategia pedagógica, los estudiantes de Técnico en Asistencia Administrativa, realizaron un trabajo colaborativo donde pusieron en práctica los conocimientos adquiridos durante la formación.

Estudiantes - Asistencia Administrativa

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29/3/12

Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante.

21/3/12

Recepción de Documentos - Práctica

SECRETARIA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL
Dirección: Avenida 4 No 4 – 14 Barrio La Playa

>>Entrar a la Secretaria de Educación<<
Es la dependencia responsable de coordinar la política educativa del Municipio y organizar el Sistema Educativo Municipal en todos sus niveles y modalidades, en los términos que establece la Constitución Política y las leyes aplicables; así como de desarrollar, supervisar y coordinar los programas educativos, a fin de promover, fomentar y procurar el progreso y el bienestar de la comunidad en general.

SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - SAC
>>Entrar al SAC<<

El Sistema de Atención al Ciudadano (SAC) es una herramienta que le permitirá a los ciudadanos realizar sus consultas, quejas o reclamos, trámites y solicitudes de una forma rápida y efectiva, mediante un aplicativo CRM Web, sin salir de casa o lugar de trabajo. El uso de este sistema en las Secretarías de Educación incrementará el flujo de requerimientos y su pronta respuesta en las Unidades de Atención al Ciudadano de todo el país.

DESCARGAR INSTRUCTIVO SAC

VISITA:

CURSO 10-02

Fecha: 19 de Abril del 2012

Hora: 4:30pm

CURSO 11-02

Fecha: 23 de Marzo del 2012

Hora: 4:30pm

Gestión Documental

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

16/3/12

Áreas Funcionales de una empresa

LAS ÁREAS DE LA EMPRESA

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.

28/2/12

Inducción a Proyectos

Un proyecto es la organización de tareas relacionadas que demandan recursos y que a su vez cumplen una meta en un tiempo determinado. En los últimos años en Colombia la formulación de proyectos en las empresas ha sido una practica cada vez más común, ya que permite enfocar recursos específicos para crear un nuevo producto u ofrecer un nuevo servicio.

La planeación estratégica empresarial, hace de los proyectos la forma ideal para cumplir con el Plan de Desarrollo de la empresa y lograr así cumplir con su visión.

Para el técnico en asistencia administrativa es indispensable entender como se articula los proyectos en la dinámica empresarial y como desde su perspectiva apoyar de manera innovadora en el desarrollo de nuestra región.

Archivos para descargar:

26/2/12

BIENVENIDA

El programa Técnico en Asistencia Administrativa le da la Bienvenida a todos los docentes, estudiantes y a la comunidad en general a este espacio, que va a servir como parte fundamental en la formación de los estudiantes del colegio Club de Leones sede Principal. Muchos exitos a todos los que integran este programa de formación en convenio con el SENA.

Atentamente,

Lic. Jair Carrillo Castillo
Titular 5-1
Jornada Tarde